Документи щодо особового складу містять інформацію, що стосується певного суб’єкта (найчастіше одного).
До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, резюме, скарга.
Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів. До документів ставляться певні вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.
Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.
Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей
працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному
підприємстві (учня, студента).
Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.
Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.